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Gestione delle assenze nelle PMI siciliane: oltre il piano ferie con Excel
Dalla gestione manuale in Excel alla piattaforma HR: come semplificare ferie, permessi e approvazioni nelle PMI con notifiche automatiche e accesso mobile
In molte PMI siciliane, ma lo stesso può dirsi in generale per moltissime piccole e medie imprese del territorio italiano, la gestione delle assenze per ferie dei dipendenti viene effettuata ricorrendo a Microsoft Excel, uno dei fogli di calcolo più diffusi in assoluto, usato per organizzare dati, effettuare calcoli, creare tabelle e produrre grafici. In alternativa, molte aziende usano i fogli di calcolo dal funzionamento simile e presenti nelle suite gratuite simili a Microsoft Office (per esempio LibreOffice, Apache OpenOffice e Google Workspace).
Il comune ricorso ai fogli di calcolo Excel è facilmente spiegabile: è uno strumento molto conosciuto che permette di organizzare in modo basilare i periodi di assenza dei dipendenti relativi alle ferie.
Tuttavia, quando l’azienda cresce o comunque le esigenze gestionali diventano più complesse, il ricorso a Excel per gestire il piano ferie ha limiti che possono causare imprecisioni e perdite di tempo, creando disguidi che incidono sulla produttività.
In questi casi, si può prendere in attenta considerazione l’adozione di un software come Factorial, un programma gestionale aziendale che ha tra le sue funzionalità anche un software per la gestione di ferie, permessi, assenze per malattie e presenze.
Quali sono i limiti di Excel per la gestione dei piani ferie nelle PMI?
È innanzitutto necessario premettere che il piano ferie in excel, risulta molto utile alle piccole e medie imprese, agli studi e ai liberi professionisti. Può effettivamente funzionare come strumento basilare per gestire le ferie: si possono infatti creare tabelle con i nomi dei dipendenti, le date di inizio e fine del periodo di ferie e calcolare i giorni residui tramite apposite formule.
Tuttavia, come molti avranno sperimentato, si tratta di un approccio non semplicissimo da gestire che richiede una gestione costante e manuale. Qualsiasi modifica, anche minima, comporta il rischio di errori e inoltre, se al piano accedono più persone, si rischia di avere a che fare con versioni diverse dello stesso file, aumentando la confusione e le perdite di tempo.
Si deve anche considerare che il foglio Excel non prevede un sistema di notifiche automatizzate del piano ai dipendenti. Tocca quindi agli addetti contabili o al datore di lavoro stesso inviare, tramite e-mail, delle comunicazioni relative ad approvazioni, rifiuti, eccezioni ecc.
In estrema sintesi, il problema principale è che Excel non è uno strumento pensato per questa specifica funzionalità e, nelle situazioni più complesse, questo è un limite non da poco.
Perché un software HR migliora la gestione del piano ferie?
Ricorrere a un software HR (Human Resources) dedicato, permette di superare i limiti legati a una gestione che, di fatto, è essenzialmente manuale. Una piattaforma dedicata offre invece la possibilità di aggiornare automaticamente i giorni di ferie maturati e residui, gestire i permessi e le assenze per malattie.
Si avrà quindi sempre una visione centralizzata e aggiornata del calendario presenze/assenze. Di conseguenza, i manager e i dipendenti hanno una panoramica ben chiara di chi è in ferie, per quanti giorni e in quale periodo, evitando sovrapposizioni, disguidi e perdite di tempo.
Il flusso di approvazione è integrato nel software, con notifiche automatiche e personalizzazione delle politiche aziendali.
Particolare non trascurabile, infine, è che la piattaforma è accessibile non soltanto da PC, ma anche da smartphone o tablet, rendendo ancora più semplice e immediata la gestione. Per una PMI che intende ottimizzare la gestione amministrativa, ricorrere a software gestionali dedicati è la scelta più moderna.